Manejemen Pondok Pesantren

    Manajemen dapat diartikan pengelolaan, ketatalaksanaan, kepengurusan, dan sejumlah pengertian serupa lainnya. Tentu dalam konteks organisasi. Maka tidak menyimpang kiranya, kalau manajemen diartikan dengan tata kelola. Ilmu manajemen pun dapat diartikan dengan ilmu tata kelola. Istilah ini di samping berkembang dalam dunia bisnis, kemudian digunakan pula untuk berbagai bidang. Sudah sejak lama dikenal istilah manajemen pembangunan, pemerintahn, perkantoran, rumah sakit, perkantoran, konflik dan lain sebagainya, termasuk manajemen pendidikan dan pondok pesantren. Terkait dengan manajemen, Pondok Pesantren dengan keanekaragamannya termasuk lembaga atau organisasi pendidikan yang unik. Antara lain karena di pondok pesantren terdapat figur Kiai yang memiliki peranan dan kewenangan yang luar biasa, hingga dalam perspektif ilmu manajemen seringkali terjadi kontradiktif atau tidak sesuai dengan kode etiknya. Misal, terkait dengan pelimpahan tugas dan wewenang, jenjang kekuasaan, masalah intervensi, dan lain-lain. Meski demikian, terdapat pula pondok-pondok pesantren yang menerapkan manajemen modern dengan bagus, tetapi tidak dapat diingkari, kebanyakan pondok pesantren di negeri ini belum menerapkan manajemen modern sesuai dengan ilmunya yang lazim.

    Dengan terbitnya Undang-Undang RI No. 16 Th. 2001 tentang Yayasan dan Undang-Undang RI No. 28 Th. 2004 tentang Perubahan Atas UndangUndang RI No. 16 2001, yang mengatur kepengurusan yayasan harus terdiri dari Pembina, Pengurus dan Pengawas (Bab I Pasal 2) dengan fungsi masingmasing yang berbeda dan tidak boleh rangkap jabatan (Pasal 29), sebetulnyamemberi peluang bagi pondok pesantren untuk merekonstruksi manajemennya. Kiai diposisikan sebagai Pembina, setara dengan pendiri, diserahi tugas dan wewenang tetap sangat terhormat, yaitu menjaga ideologi pondok pesantren, membuat kebijakan umum, serta membina Pengurus dan Pengawas. Pembina berhak mengangkat dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas. Tetapi masalah kepengurusan operasional, sepenuhnya diserahkan kepada Pengurus, dan tugas kepengawasan menjadi tanggung jawab pengawas. Dengan aturan berdasarkan Undang-Undang tersebut, Kiai tidak berhak lagi memberi instruksi atau melakukan intervensi langsung terhadap pelaksanaan kegiatan atau unit-unit di bawah Pengurus. Demikianlah, kini terbuka kesempatan bagi pengurus pondok pesantren untuk menerapkan tatakelola modern sesuai dengan ilmunya.

    Berikut ini hendak dibahas penjabaran fungsi-fungsi manajemen pada lembaga pendidikan pondok pesantren:

1. Perencanaan

    Perencanaan ialah rancangan kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan dating untuk mencapai tujuan.Perencanaan mengandung unsur-unsur: se-jumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, adanya proses, ada hasil yang ingin dicapai, dan menyangkut masa depan dalam waktu tertentu. Manfaat Perencanaan, antara lain: mendapatkan standar pengawasan, hingga bisa memprakirakan pelaksa-naan dan melakukan kontrol, membuat skala prioritas; mengetahui (paling tidak ancar-ancar) kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan, mengetahui siapa saja yang sebaiknya dilibatkan dalam kegiatan itu, membuat struktur organisasinya, termasuk kualifikasi dan kuantitasnya, mengetahui dengan siapa koordinasi sebaiknya dilakukan, dapat melakukan penghematan; meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif, menghemat biaya dan waktu; lebih baik dalam penyusunan program dan anggaran, memberikan gambaran menyeluruh tentang kegiatan pekerjaan, mengefisienkan/menyerasikan dan memadukan beberapa kegiatan, memprakirakan kesulitan yang bakal ditemui, mengarahkan pencapaian tujuan. Bagi Pondok Pesantren, rencana jangka panjang sangat besar manfaatnya. Yang jelas betapapun, bekerja berdasarkan cita-cita dan rencana yang ideal-rasional, dampak terhadap penggarapan perlengkapan fisik (sarana-prasarana) dan nonfisik (pendidikan) seharhari, niscaya akan jauh lebih baik, terarah dan tepat sasaran daripada bekerja asal jalan, tanpa cita-cita, tanpa arah. Bila rencana tidak ada, organisasi mungkin akan jalan di tempat, mudah terbawa arus, atau bahkan salah arah. Penjabaran perencanaan dalam lembaga pendidikan pondok pesantren, seharusnya berasal dari Visi, Misi, dan Tujuan.

2. Pengorganisasian(Organizing)

    Organisasi (dalam arti badan) adalah sekelompok orang yang bekerjasama utk mecapai tujuan tertentu. Organisasi itu merupakan “wadah” bagi mereka. Tujuan dan manfaat organisasi: mengatasi keterbatasan kemampuan individu-individu, pencapaian tujuan yang akan lebih efektif dan efisien (jauh lebih kuat) bila diusahakan secara bersama, mewadahi berbagai potensi dan teknologi, spesialisasi, kepentingan-kebutuhan bersama yang kompleks, memperoleh penghargaan dan keuntungan, tatakrama berdasarkan cita-cita besar, potensi bersama, pembagian tugas sesuai bidang, dan menambah pergaulan; dan memanfaatkan waktu untuk kepentingan yang jauh lebih besar.

    Penempatan dan pemberdayaan sumber daya manusia dalam organisasi (staffing), intinya mengusahakan secara sungguh-sungguh penerapan “the right man on the right place” serta pembinaan dan pengembangan melalui pengarahan, diklat, penataran atau disekolahkan, dan melalui penghargaan dan sanksi seperti promosi, rolling, mutasi dan sebagainya.

3. Pengarahan dan Penggerakan (Directing, Actuating)

     Pengarahan (directing, leading) identik dengan motivating, actualizing, action, moderating, penggerakan dsb. Organisasi, umumnya digerakkan dengan rapat dan non rapat. Obyek utamanya adalah pelaksanan program, meski tidak terbatas hanya program bila ada sesuatu yang mendesak dan perlu dimusyawarahkan. Dalam hal ini layak diperhatikan stigma: Penggerak organisasi = program dan rapat; Kunci utama keberhasilan manajemen = leadership/kepemimpinan, dan kunci utama keberhasilan kepemimpinan = komunikasi. Penggerakan dan pengarahan melalui rapat merupakan cara formal yang lebih lazim, berwibawa dan aman, karena hasil keputusan bersama. Penggerakan pun dapat dilakukan oleh pimpinan pondok pesantren melalui instruksi.

4. Pengontrolan/Controlling

    Obyek pengontrolan dan pengawasan meliputi semua aktivitas yang dilaksanakan oleh manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan. Pelaksanaan controlling ini ada yang dilaksanakan secara formal dalam laporan-laporan rutin Fokus utamanya pada pelaksanan dan penjabaran program dan anggaran. Ada pula yang bersifat nonformal di luar rapat dan di luar program dan anggaran bila dipandang perlu dan proporsional. Bahkan dimungkinkan adanya pengontrolan bersifat rahasia.